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POLÍTICA DE PRIVACIDAD

LEGAL SHIELD S.A.S, siempre procurando brindar a sus clientes servicios con procesos de transparencia, a la vanguardia y en cumplimiento de sus derechos, en especial a la intimidad, privacidad, buen nombre y adecuado tratamiento de sus datos personales, motivo por el que le presenta su Política de Privacidad en el Software FIRMESE. Lo invitamos a continuar leyendo para que se entere de la forma como se tratará su información por medio de FIRMESE, cuáles son sus derechos como titular y la forma por medio de la cual puede ejercerlos.

Para cualquier notificación LEGAL SHIELD S.A.S sociedad identificada con NIT.900.646.229-7, dispone los siguientes canales:

Sin perjuicio de la presente política, LEGALSHIELD cuenta además con una Política de Tratamiento de la Información, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

I. DEFINICIONES.

A efectos de entendimiento de esta Política de privacidad se definen los siguientes conceptos:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
  2. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales, que permite identificarla o determinarla.
  3. Dato personal privado: Todos aquellos datos relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados y gustos personales.
  4. Dato personal público: Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, el nombre, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público.
  5. Dato personal semiprivado:Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
  6. Datos personal sensible:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  7. Destinatario: Persona natural (también titular de datos personales) o jurídica a quien el firmante envía un documento electrónico utilizando el mecanismo de firmado electrónico suministrado por FÍRMESE.
  8. Encargado del tratamiento: Persona jurídica o natural que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
  9. Responsable del tratamiento: Persona jurídica o natural – LEGAL SHIELD- que realiza tratamiento de Datos personales por cuenta y responsabilidad propia.
  10. Suscriptor: Toda persona natural que desee acceder a los servicios de firma electrónica que ofrece FÍRMESE.
II. TITULARES Y TIPOS DE DATOS DE DATOS PERSONALES.

LEGAL SHIELD realizará tratamiento sobre datos personales de suscriptores y destinatarios que corresponden a las siguientes categorías:

Las personas cuyos datos son efectivamente conocidos y accedidos por el Equipo de trabajo de FIRMESE son personas naturales que acceden a los servicios del software en representación propia o de personas jurídicas denominadas firmantes y destinatarios 1.

III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de datos personales que hace LEGAL SHIELD, por medio de FIRMESE, inicia con el registro de los titulares y tipos de datos personales descritos en el numeral anterior para crear credenciales únicas de acceso. Posteriormente se continua con el proceso de firma del documento que lo requiere sin acceder, suprimir, o modificar los datos contenidos en el documento objeto de firma. Para finalizar, se estampa la firma electrónica integrándose atributos fecha, hora, nombres de las partes que firmaron y la IP desde donde fue firmado.

En consecuencia, LEGAL SHIELD sólo conserva la información personal de los suscriptores, bajo medidas de seguridad, como repositorios seguros que garantizan la integridad de los datos, bajo acceso confidencial y estricto uso del personal autorizado.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.

El tratamiento de datos personales sensibles, como los datos biométricos, particularmente la huella dactilar, se realiza bajo medidas tecnológicas seguras y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y complementarios.

Los suscriptores y destinatarios deberán autorizar de manera previa, expresa, informada y facultada, el tratamiento de sus datos sensibles a través del Software FIRMESE, por lo que LEGAL SHIELD, garantiza medidas especiales de encriptación, cifrado y almacenamiento bajo proceso de verificación de credenciales, a los titulares.

IV. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El Equipo de trabajo del Software FIRMESE únicamente trata los datos personales de sus titulares con las siguientes finalidades:

V. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

LEGAL SHIELD solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales a través del Software FIRMESE, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.

No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual del servicio de FIRMESE.

VI. ELIMINACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

La supresión de los datos personales es una exigencia de la ley, la cual sólo procede cuando no haya una finalidad legítima para que la información no permanezca almacenada al interior de las bases de datos de LEGAL SHIELD. Cuando se eliminen los datos personales adquiridos por medio de FIRMESE se deberá efectuar un procedimiento que asegure:

Lo anterior, solo se puede realizar si las series documentales han perdido valor y utilidad administrativa. Cuando el titular tenga una relación contractual vigente no procederá la solicitud de supresión, ni cuando las normas aplicables exijan la conservación, así como tampoco en el caso de la información contable y del sistema general de seguridad social.

Cuando se realice la supresión de datos personales de las bases de datos, deberá dejarse constancia. Adicionalmente, cuando los datos que se eliminen sean de naturaleza sensible y de categoría especial, también se procederá a la supresión de las copias de respaldo mediante métodos que impidan su recuperación.

VII. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES.

LEGAL SHIELD hace constar que en el desarrollo de las actividades propias del Software FIRMESE, no se realizarán actos de transmisión de datos personales. Sin embargo, en el eventual caso de ser necesarias operaciones de transmisión, LEGAL SHIELD sólo compartirá datos personales de tipo público (Nombre) y semiprivado (Dirección de correo electrónico y número de celular) que se traten por y en virtud del Software FIRMESE, previa autorización del titular de datos, bajo las condiciones de seguridad, procedimiento e indicaciones que se consignarán en el contrato de transmisión, por medio del cual se obligará a terceros aliados que se consideren Encargados.

En todo caso, las eventuales transmisiones de datos personales con terceros aliados se llevarán a cabo, bajo el estricto cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y complementarios, la presente política de privacidad y la política de tratamiento de información personal de LEGAL SHIELD.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los derechos de los titulares de los datos personales serán respetados en todo momento durante el término de suscripción y uso del Software FIRMESE. Los mismos son:

  1. Actualización y rectificación de los datos personales.
  2. Obtener copia de la autorización otorgada por el titular de los datos.
  3. Conocer el uso que se ha dado a los datos por parte del Responsable.
  4. Consultar sus datos personales y presentar reclamos para ejercer el derecho a la protección de sus datos. Los términos establecidos por la Ley otorgan un plazo máximo de diez (10) 2 días hábiles para atender las consultas que se presenten mientras que, los reclamos, se resolverán en un término no mayor a quince (15) 3 días hábiles.
  5. Solicitar la supresión de los datos personales cuando se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la constitución o a la ley.
  6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
  7. Conocer y consultar la Política de Tratamiento de Datos de LEGAL SHIELD SAS y ser informado de las modificaciones que se le realicen.
IX. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Como responsable del tratamiento de la información que se vincule a la plataforma se identificará a LEGAL SHIELD, quien administrará los datos y cumplirá tal rol, de acuerdo a la descripción que establece el literal “e” del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.

Por otra parte, y al no realizarse transmisión de datos en el proceso de firmado electrónico por medio de FIRMESE, los datos personales de los que trata la presente Política de Privacidad no serán tratados por Encargado, según los términos expuestos en el literal “d” del artículo 3 de la misma norma y en ningún caso podrá entenderse como tal a los colaboradores de LEGAL SHIELD, ni el equipo de trabajo de FIRMESE.

Como consecuencia de lo anterior, los terceros que eventualmente puedan prestar servicios al Software FIRMESE y que tengan relación directa o indirecta con el tratamiento de datos personales, deberán comprometerse con el cumplimiento de lo establecido en la presente Política de Privacidad, además de la política de tratamiento de información personal de LEGAL SHIELD. Igualmente, deberán manifestar bajo la gravedad de juramento que cumplirán las directrices establecidas en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, garantizando los derechos contemplados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y el respeto de la dignidad humana de los titulares.

X. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA PRESENTE POLÍTICA.

La vigencia de la presente política inicia a partir del primero (01) de febrero de 2021.

Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos. Para este efecto, la comunicación será remitida con cinco (5) días de antelación a la fecha en que se efectúe el cambio.

1 Definiciones detalladas en los Términos y Condiciones de Uso de Firmese.

2 Término prorrogable por cinco (5) días hábiles.

3 Término prorrogable por ocho (8) días hábiles.

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