En VENLEG S.A.S, valoramos su privacidad y nos comprometemos a proteger sus datos personales. Esta política explica de manera clara y transparente cómo recolectamos, usamos, protegemos y compartimos su información en el Software FIRMESE, así como los derechos que tiene sobre sus datos. Queremos que esté informado y tenga control sobre su información.
Se realizará tratamiento sobre datos personales de usuarios, suscriptores y destinatarios, conforme a las siguientes finalidades:
| Datos personales recolectados | Finalidad |
|---|---|
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Datos de identificación y contacto • Nombres y apellidos • Dirección de correo electrónico • Número de teléfono • Número de identificación • Fecha de expedición de documento de identidad • Nacionalidad • Género • Ocupación • Domicilio • Empresa en la que labora |
1. Desarrollo de relación contractual 2. Validación de identidad 3. Seguimiento y verificación de calidad del servicio 4. Atención de PQRS 5. Comunicaciones directas 6. Correspondencia comercial 7. Análisis comercial 8. Transferencias con aliados comerciales 9. Proceso de firma electrónica 10. Ubicación y contacto para notificaciones 11. Investigaciones comerciales 12. Inteligencia artificial 13. Consulta de bases de datos públicas |
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Datos sensibles • Fotografía • Reconocimiento facial • Huella Dactilar • Grabación de Voz • Grabación de video |
Validación de identidad y proceso de firma electrónica con autorización previa y expresa |
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Datos financieros • Número de tarjeta de crédito • Fecha de caducidad • CVV – criptograma visual |
Procesamiento de pagos y facturación |
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Datos de Uso Datos de registro web, páginas visitadas, URLs, tipo de plataforma, clics, dominios, tiempo en páginas, fechas y horas de uso |
Mejora del servicio y análisis de comportamiento de usuarios |
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Datos Transaccionales Direcciones IP, métodos de autenticación, historial de acciones en transacciones, información de dispositivos |
Seguridad y verificación de transacciones |
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Datos de Marketing y Publicidad Intereses, preferencias de marketing, comunicación y productos |
Personalización de ofertas y comunicaciones comerciales |
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Datos de fuentes externas Datos de identificación cruzados con información pública o privada |
Validación de información personal |
Las personas cuyos datos son efectivamente conocidos y accedidos por el equipo de trabajo de FIRMESE pertenecen a personas naturales que acceden a los servicios del software en representación propia o de personas jurídicas denominadas firmantes y destinatarios.
El tratamiento de datos personales que hace FÍRMESE, inicia con la fase de registro en la plataforma para crear credenciales únicas de acceso, continúa con el proceso de firma y finaliza con la verificación del documento.
En consecuencia, FÍRMESE sólo conserva la información personal de los suscriptores y usuarios bajo medidas de seguridad, tales como repositorios seguros que garantizan la integridad de los datos, bajo acceso confidencial y estricto uso del personal autorizado. También, se realizarán copias de respaldo con imposibilidad de ser usadas mediante dispositivos no corporativos.
El tratamiento de datos personales sensibles será recolectado y tratado únicamente cuando exista autorización previa, expresa, informada y facultada por parte del titular. Dicha autorización será requerida y gestionada tanto en la etapa inicial de registro y creación de cuenta, como en las etapas posteriores del proceso, incluyendo la firma electrónica.
| Derechos del Titular | Canal de Atención |
|---|---|
| Acceso: Conocer cómo se están tratando los datos | soporte@firme.se |
| Suprimir: Derecho a solicitar la eliminación de datos | |
| Corrección: Solicitar la corrección de datos inexactos | |
| Revocación: Derecho a retirar la autorización del tratamiento |
VENLEG sólo enviará datos personales con motivo de la consulta o reclamo a:
FÍRMESE no realizará actos de transmisión ni transferencia de datos personales. Sin embargo, en el eventual caso de ser necesarias operaciones de transmisión o transferencia, sólo compartirá datos personales de tipo público (Nombre) y semiprivado (Dirección de correo electrónico y número de celular) que se traten por y en virtud del Software FÍRMESE, previa autorización del titular de datos.
Los titulares podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de VENLEG:
El responsable del tratamiento de la información es VENLEG, quien administrará los datos y cumplirá tal rol, de acuerdo a la descripción que establece el literal "e" del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.
Hemos implementado las siguientes medidas de seguridad:
Realizamos copias de seguridad de la base de datos cada 5 minutos, garantizando que la pérdida máxima de información sea de solo 5 minutos en caso de incidente.
Utilizamos Amazon EFS (Elastic File System) de AWS para el almacenamiento de archivos, que replica automáticamente los datos en múltiples Zonas de Disponibilidad (AZs) dentro de una misma región, garantizando durabilidad, seguridad y alta disponibilidad.
La vigencia de la presente política inicia a partir del primero (01) de Abril de 2025. Cualquier cambio o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos. Para este efecto, la comunicación será remitida con cinco (5) días de antelación a la fecha en que se efectúe el cambio.